新冠疫情背景下 ESMA澄清有关MiFID II电话录音要求的问题

新型冠状病毒(COVID-19)的暴发及其全球传播对社会、经济和金融机构造成了重大而紧迫的挑战。在这种背景下，欧洲证券和市场管理局(ESMA)日前发布了一份声明澄清关于信贷机构和投资公司实施《欧盟金融工具市场指令II》(MiFID II)规定下的电话录音要求的问题。

MiFID II规定，公司必须保留包括某些特定电话交谈在内的强制性记录，这些电话交谈关于在自有账户交易和提供客户订单服务时完成的与订单的接收、传递和执行有关的交易。

ESMA已经发布了大量的常见问题解答(Q&A)来帮助公司实施这些要求。在Q&A 10中，ESMA已经澄清，公司可以允许相关人员使用移动设备进行与自有账户交易和客户订单服务相关的活动。这包括公司拥有的明确授权使用的设备，以及个人拥有并用于进行相关对话的设备。无论何种情况，公司应采取一切合理措施，防止相关人员在公司无法记录或复制的设备上进行、发送或接收相关的电话交谈和电子通信。

公司被要求建立、实施和保持有效的电话交谈记录和电子通信政策。这项政策因而应包括与移动设备有关的要求。

政策应包括数据必须保留至少5年的事实，应防止有关人员删除记录。它应该包括当相关人员离开公司时数据/设备发生的情况，以及设备丢失或被盗时发生的情况。此外，它还应该规定从移动设备(无论是私人拥有的还是公司明确授权使用的)向公司自身的数据保留数据库(data retention database)传输数据的频率。

当上述安排不能落实时，公司须采取其他安排以确保对现有监管规定的完全合规，例如使用可记录的电子通讯作为电话交谈的替代方式。

ESMA认识到，考虑到由新冠病毒爆发引起的特殊情况，可能会出现一些情形，使得尽管公司采取了措施，却无法进行相关对话的记录(例如相当一部分员工突然需要远程工作，或者客户无法获得电子通讯工具)。

如果公司在这些特殊的情况下不能记录语音通信，ESMA希望它们考虑能够采取什么替代措施来减少与记录不足相关的风险。这可能包括在向客户提供服务时使用电话交谈的书面记录或笔记，但须事先向客户说明无法记录通话，需要以电话交谈的书面记录或笔记代替。在这些情况下，公司还应确保加强对相关订单和交易的监测和事后审查。

在这种情况下，ESMA希望各公司采取一切可能的措施，确保上述措施为临时性的，并尽快恢复电话通话记录。

本文翻译为外汇天眼提供，原文出自CySEC官网