He usado una herramienta online gratis para calcular cuánto tiempo de mi vida paso en reuniones y me he llevado una agradable sorpresa

• Las reuniones pueden frenar a la productividad, por lo que las empresas siempre están buscando cómo conseguir que resulten más productivas.

• He utilizado la herramienta Meeting Stats para averiguar exactamente cuánto tiempo he pasado reunido durante los últimos 12 meses. Me he llevado una agradable sorpresa.

• La herramienta también me dice cuánto tiempo suelen durar mis reuniones, qué días de la semana tengo más y cuántas personas suelen participar en ellas.

Las reuniones son a menudo la pesadilla de un trabajador de oficina:en el peor de los casos, pierdes tiempo y frenan la productividad.

Recientemente me he encontrado Meeting Stats, una página web que revisa tu calendario online para averiguar exactamente cuánto tiempo pasas reunido al año.

Así que he conectado mi calendario de Google y dejado que la herramienta haga su magia. Ha buscado cualquier evento en mi calendario de los últimos 12 meses etiquetado como “reunión”, excluyendo los que no tenían una hora de fin y en los que solo había un participante. Y los resultados que me ha dado me han sorprendido gratamente:

¡Sólo 23 horas al año en reuniones, menos de un día! Parece ser que las reuniones representan solo el 1% de mis horas de trabajoa lo largo del año.

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Por tener con qué comparar, le he pedido a mi editora que también vincule su calendario. Y ahora valoro aun más el trabajo que hace:

La página también me ha dado estadísticas sobre cuántas personas asistieron a mis reuniones y cuánto duraron. Por suerte, ninguna de mis reuniones duró más de una hora:

Y también he conseguido el desglose del día de semana en el que fueron mis reuniones. Está claro que las reuniones de los viernes no son algo habitual en Business Insider:

Resolver el problema de las reuniones improductivas ha sido una prioridad para las empresasen los últimos tiempos.

Los expertos en productividad tienen algunas estrategias para que los trabajadores aprovechen al máximo sus reuniones. Por ejemplo, las reuniones con menos personas tienden a ser más efectivasque las que tienen muchos asistentes, según un informe de Harvard Business Review.

En esa línea, el CEO de Amazon, Jeff Bezos, sigue la famosa “regla de las dos pizzas”, es decir, nunca celebres una reunión si dos pizzas no puedan dar de comer a todo el grupo.

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Otros expertos han recomendado establecer una agenda clara para las reuniones antes de tenerlas. De esa manera, los participantes pueden aportar ideas y es menos probable que la reunión se desvíe.

“Dame una agenda o, de lo contrario, no voy a ir”, declaraba a The New York Times la directora ejecutiva de QualCare Alliance Network, Annette Catino. “Porque si no sé por qué estamos en una reunión, y tú no sabes por qué estamos allí, entonces no hay razón para reunirse”.

Algunas otras ideas eficientes, aunque un poco más radicales, incluyen exigir que todos los participantes estén de pie durante la reunión, hacer que escriban ideas en lugar de compartirlas en voz alta y minimizar las interrupciones pidiendo que el que tenga el turno de palabra sostenga un objeto, como un bolígrafo o un bloc de notas .