Ausgaben für die Bewerbung: Wann euch der Arbeitgeber Kosten für Hotel und Zugfahrt erstatten muss

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Wer sich bewirbt, dem entstehen häufig Fahrt- oder Übernachtungskosten. Nur, wer kommt dafür auf: Unternehmen oder Bewerber？

Ein gesetzlicher Anspruch des Bewerbers auf Erstattung der „erforderlichen Vorstellungskosten besteht immer dann, wenn zwischen Bewerber und Arbeitgeber keine andere Regelung darüber getroffen wurde.

Unter „erforderliche Vorstellungskosten fallen unter anderem ein Bahnticket in der zweiten Klasse oder Übernachtungskosten, wenn die Fahrt mehr als drei Stunden dauert.

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Juristisches Halbwissen kann viel Ärger, Zeit und Geld kosten. Ihr wollt eure Nerven und euer Portemonnaie lieber schonen？ Dann ist unsere Kolumne „Kenne deine Rechte genau das Richtige für euch. Hier beantworten die beiden Anwälte Pascal Croset und Inno Merkel von der Berliner Kanzlei Croset alle zwei Wochen eine Frage rund ums Arbeitsrecht.

Aus der Redaktion kam folgende Frage: Mir sind Kosten für eine Bewerbung entstanden – habe ich ein Recht darauf, dass das Unternehmen, bei dem ich mich vorgestellt habe, dafür aufkommt？

Kosten für einen Bewerbungsprozess fallen schnell an. Wir müssen mit dem Zug quer durch Deutschland fahren. Damit wir in jedem Fall pünktlich sind, reisen wir schon am Vortag an und übernachten im Hotel. Da kommen schon ein paar Euro zusammen. Eine Frage, die sich viele stellen ist, wer die Kosten dafür zu tragen hat – das Unternehmen oder der Bewerber？

Eines gleich vorweg: Fahrtkosten zum Vorstellungsgespräch müssen nicht immer erstattet werden. Es ist zwar üblich, dass der künftige Arbeitgeber die Fahrtkosten zu einem Vorstellungsgespräch übernimmt, aber das gilt tatsächlich nur, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde.

Sind bei der Erstattung der Kosten gesetzliche Ansprüche zu beachten？

Ein gesetzlicher Anspruch des Bewerbers auf Erstattung der „erforderlichen Vorstellungskosten besteht immer dann, wenn zwischen Bewerber und Arbeitgeber keine andere Regelung darüber getroffen wurde. Bei einer solchen Regelung geht es darum, vorab zu klären, welche der Kosten, die bei der Anreise des Bewerbers zum Vorstellungsgespräch anfallen könnten, vom Arbeitgeber übernommen werden. Dazu gehören neben den Fahrt- auch die Hotel- und Verpflegungskosten, nicht aber auch der Ersatz für einen Urlaubstag, falls der Bewerber diesen für das Vorstellungsgespräch nehmen musste.

Allgemein ist zu berücksichtigen, dass laut Gesetz nur diejenigen Aufwendungen erstattungsfähig sind, die der Beauftragte beziehungsweise in diesem Fall der jeweilige Bewerber „den Umständen nach für erforderlich halten durfte.

Was genau sind „erforderliche Aufwendungen？

Die „Erforderlichkeit richtet sich zunächst danach, was es mindestens braucht, um bei dem Vorstellungsgespräch anwesend sein zu können. Für die Reisekosten bedeutet das, dass sie in jedem Fall erstattungsfähig sind, unabhängig davon, ob man mit dem Auto oder mit den öffentlichen Verkehrsmitteln anreist. Wird das eigene Auto benutzt, kann der Be­wer­ber sei­ne Kos­ten ent­spre­chend der steu­er­li­chen Kilometerpau­scha­le ab­rech­nen.

Bei der Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel sind Fahrten zweiter Klasse erstattungsfähig; wer hingegen in der ersten Klasse sitzen will, muss schon gute Argumente dafür haben. Da sich die Erforderlichkeit aber auch nach der Bedeutung der ausgeschriebenen Stelle und des zu erwartenden Entgelts richtet, ist auch das nicht ausgeschlossen: Bei Führungskräften ist erste Klasse „standesgemäß.

Hotel- und Verpflegungskosten müssen ebenso wie die Reisekosten „erforderlich gewesen sein – dann ist die Erstattung dieser Kosten ebenfalls möglich. Ob solche Kosten erforderlich waren, hängt davon ab, wie lange die An- und Abreise gedauert hat. Ist eine Rückfahrt noch am selben Tag in nachvollziehbarer Weise unmöglich, sind Unterbringungskosten eben erforderlich gewesen. In aller Regel wird man davon ausgehen können, dass mehr als drei Stunden einfache Fahrzeit – also insgesamt sechs Stunden – an einem Tag nicht zumutbar sind. Dabei ist die volle Reisezeit einschließlich Wartezeiten zu berücksichtigen. Auch hier gilt: Der Bewerber muss nicht in der Jugendherberge absteigen, ein einfaches Hotel im mittleren Preissegment darf er buchen – aber nicht gerade das Hotel Adlon.

Unter welchen Umständen sind die „erforderlichen Kosten nicht erstattungsfähig？

Der gesetzliche Erstattungsanspruch greift immer nur dann, wenn der Bewerber ausdrücklich zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wurde. Spontanbesucher, die sich aufgrund einer Stellenanzeige in den entsprechenden Medien „ausdrücklich eingeladen fühlen, fallen nicht hierunter. Kein Arbeitgeber muss aufgrund einer Anzeige davon ausgehen, dass der Bewerber plötzlich vor der Tür steht. Wer nicht ausdrücklich eingeladen wurde – sei es schriftlich per Brief oder E-Mail oder auch telefonisch – darf auch nicht auf die Erstattung der Bewerbungskosten hoffen.

Wer übernimmt die Kosten, wenn der Headhunter zum Vorstellungsgespräch einlädt？

Immer häufiger werden sogenannte Headhunter mit der Bewerbersuche beauftragt, die im vermeintlichen Erfolgsfall ebenfalls zum Vorstellungsgespräch einladen können. Hier ist der potenzielle Arbeitgeber aber nicht der Gesprächspartner, sondern eben der Headhunter. Allenfalls gegen diesen kann der Anspruch auf Ersatz sich dann richten. Allerdings schließen Headhunter die Übernahme von Reisekosten in aller Regel standardmäßig im ersten Anschreiben aus.

Fazit

Ob es nun zum Abschluss eines Arbeitsvertrages kommt oder nicht – das ist völlig unerheblich für die Frage, ob der Bewerber einen Kostenerstattungsanspruch gegenüber dem potenziellen Arbeitgeber hat. Entscheidend ist nur, ob im Vorfeld eine Absprache getroffen wurde, welche Kosten vom Arbeitgeber getragen werden, oder eben nicht. Hat es keine Absprache gegeben, hat der – ausdrücklich eingeladene – Bewerber einen Anspruch auf Ersatz der ihm entstandenen „erforderlichen Bewerbungskosten. Einzige Bedingung: Er muss zum Vorstellungsgespräch auch tatsächlich pünktlich erschienen sein.

Kann das Vorstellungsgespräch allerdings aufgrund von bestimmten Gründen nicht stattfinden, die im Verantwortungsbereich des Bewerbers liegen – zum Beispiel Platten auf der Autobahn, Weg nicht gefunden –können auch keine Kosten geltend gemacht werden. Das Risiko trägt in diesen Fällen der Bewerber selbst und nicht der Arbeitgeber.

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