インフォマート、乃村工藝社が月間２０００件以上の契約書をデジタル化

ＢｔｏＢビジネスを革新する信頼のリーディングカンパニーを目指す、インフォマート＜２４９２＞（東証プライム）は９月２０日、同社が提供する「ＢｔｏＢプラットフォーム 契約書」が、ディスプレイ業界最大手である乃村工藝社に導入されたと発表。

【乃村工藝社 業務管理部 田中氏、佐藤氏より伺った導入理由・効果等】

■「ＢｔｏＢプラットフォーム 契約書」導入前の課題

（１）数千社と取り交わす注文書・請書関連業務は毎月２４０時間

紙面での運用をしていたころは、担当者が注文書（契約書）を作成、上長承認、押印責任者が捺印し、担当者が協力会社へ送付。協力会社が注文書（契約書）の内容を確認し、見積書等と一緒に請書を返送してもらい、締結契約書としての請書を受領し、その原本をファイル保管するまでが一連の流れだった。

請書は１件につきおおむねＡ４の紙３～４枚で月間数千件、幅広ファイルも毎月１１冊増えていた。また、請書の整理作業には月約２１０時間、付随する電話対応業務を含めると約２４０時間かかっていた。

（２）コロナをきっかけに電子契約の需要が増加

２０１８年からは注文書、請書、納品請求書を一つのＰＤＦにして取引先へ電子的に送付していたが、コロナが大きく影響し、取引先から郵送で送られてくる請書の開封、基幹システムへの入力、管理作業に課題を感じていた。

■導入の決め手

協力会社も請書を送付するために出社する必要があり、自社、協力会社双方で出社しなければできない業務が露呈。ＢＣＰの観点からも出社対応が必要な業務の軽減を検討し、自社の業務フローに合致していること、基幹システムとの連携や技術的親和性もクリアしていること、協力会社を含めて電子帳簿保存法に対応していることに加え、ランニングコストに魅力を感じ「ＢｔｏＢプラットフォーム 契約書」の導入を決めた。

■導入効果

（１）サービス利用開始から半年（２０２２年７月時点）で月間２６００件の契約業務をデジタル化

声がけした５０００社のうち約半数が「ＢｔｏＢプラットフォーム 契約書」へ切り替え、発注件数の６～７割程を「ＢｔｏＢプラットフォーム 契約書」で対応してくれている。

（２）バックオフィス部門の業務時間が半減

請書の受領、管理業務が効率化され、バックオフィス部門が１つの案件にかける業務時間が従来の半分に短縮。文書管理業務においては、契約書データが自動的に文書管理システムと連携できるようになり、メリットは大きい。

■今後の展望

導入から半年あまりたつが、ようやく導入効果が見え出した感じである。取引先だけでなく、弊社のＢＣＰ対策のきっかけにもなり、今後は数字に表れにくい副次的な波及効果が楽しみである。

■「ＢｔｏＢプラットフォーム 契約書」について

企業間で交わされる契約をＷｅｂ上で締結できるクラウドサービスである。契約の締結・管理をデジタル化し一元管理することで、従来の契約業務にかかっていた手間とコストを削減する。また、社内承認をＷｅｂ上で行うことができるワークフローシステムや、紙の契約書をデータ化し、アップロード登録ができる「自社保管」機能も搭載。バックオフィス業務の効率化やテレワークが実現する。（情報提供：日本インタビュ新聞社・株式投資情報編集部）